Andraščíka bola v jeden zapršaný deň biela spúšť. Kto sa prizrel bližšie musel skonštatovať, že niekto tu porušil nielen registratúrny poriadok, ale aj zákon o ochrane osobných údajov. Na zemi sa totiž povaľovali účtovné príjmové doklady a prihlášky do záujmového útvaru - internet Centra voľného času (CVČ). Prihlášky okrem mena, dátumu narodenia, adresy, školy ktorú dotyčný žiak navštevoval, mena jeho otca a matky, ich zamestnávateľa, obsahovali aj rodné číslo. Rodné číslo je však údaj, ktorý spadá pod zákon o ochrane osobných údajov.
Čo na to riaditeľka bardejovského Centra voľného času Darina Soroková?
"Budovu, v ktorej sme mali klub elektroniky, užíva združená stredná škola. Vysťahovali sme sa v roku 2005. Mohlo sa stať, že tam nejaká škatuľa s našimi dokladmi predsa len zostala. Mrzí ma to, stala sa chyba." Zároveň však podotkla, že keď súčasný užívatelia budovy našiel ich doklady, mal ich kontaktovať a nie ich vyhadzovať tak nešťastne, že sa povaľovali na chodníku: "Mali si predsa skontrolovať, čo vyhadzujú." O menách, ktoré sa uvádzajú ako príjemcovia na účtových príjmových dokladoch, povedala, že už v centra voľného času dávnejšie nepracujú.
S otázkou, ako je možné, že sa písomnosti CVČ pohadzovali na chodníku pred ich budovou, sme oslovili aj zástupkyňu riaditeľky Združenej strednej školy J. Andraščíka Margitu Molnárovú. Prišla takáto strohá odpoveď: "Priestory na Krátkom rade prenajímame na základe zmluvy o prenájme s mestom Bardejov. Pri preberaní sa v budove nenachádzal žiadny inventár. So žiadnymi cudzími písomnými materiálmi naši zamestnanci neprišli do kontaktu."
Keďže zriaďovateľom Centra voľného času je mesto Bardejov, s problémom sme sa obrátili na vedúceho odboru školstva Mestského úradu v Bardejove Miroslava Bujdu (na snímke na titulnej strane). Na otázku, či doklad s rodnými číslami z dokumentácie školy sa môže povaľovať na vonku na zemi, Bujda uviedol: "V žiadnom prípade. Ak sa tak stalo, tak riaditeľ porušil zákon. Rodné číslo je zákonom chránený údaj." Zároveň zdôraznil, že žiadny oficiálny doklad z diania v škole by sa na verejnom priestranstve na zemi povaľovať nemal: "Je to hrubo zanedbaná povinnosť riaditeľom školy."
Bujda ďalej povedal, že Krajský školský úrad v Prešove vydal smernicu, v ktorej sú ošetrené v súlade so zákonom všetky náležitosti spisovej služby vrátane archivácie: "Toto sme my dali na školy. Riaditelia si podľa toho vypracovali vlastnú smernicu a podľa toho by mali pracovať. Školy sú právne subjekty a riaditeľ školy plne zodpovedá za celú činnosť školy. Ak bol porušený zákon, máme voči nim aj právo sankcie, cez mzdu na riaditeľa školy."
Ako majú inštitúcie nakladať s písomnosťami
Čo k povinnosti inštitúcií archivovať veci z úradnej činnosti hovorí riaditeľ bardejovskej pobočky Štátneho archívu v Prešove Jozef Petrovič? "Zákon a tiež Zákonná vyhláška stanovujú povinnosť pre inštitúcie starať sa o registratúru. Ide o Zákon 395 z roku 2002 a vyhlášku 628 z roku 2002 Z.z. s účinnosťou od 1. januára 2003. Z toho vyplýva pre organizácie povinnosť upraviť si registratúrne poriadky a registratúrne plány. Registratúrny poriadok je do istej miery osnova, ktorá upravuje obeh písomností v organizácií. Od ich prijatia, evidovanie, vybavovanie, povedzme vyhotovenie čistopisov, odosielanie a ukladanie v registratúrnom stredisku. A samozrejme potom aj vyraďovanie a skartácia po uplynutí príslušných rokov."
Akú dobu sa majú úradné doklady uschovávať? Petrovič skonštatoval, že sú zákony a vyhlášky, ktoré pri niektorých dokladoch lehoty uloženia upravujú: "Je to napríklad zákon o daniach, zákon o účtovníctve. Toto je univerzálne pre celé Slovensko. Potom sú ďalšie špecifické písomnosti, ktoré produkuje len daná organizácia, ich nakladanie už upravuje registratúrny plán, ktorý si spracovali sami. Možno taká prihláška do záujmového útvaru by sa mala uchovávať päť rokov. Alebo by sa to malo upraviť, tak, že keď dotyčný čo sa prihlásil do záujmového útvaru Centra voľného času, keď skončí svoje navštevovanie krúžku, tak potom nechať ešte rok prihlášku uloženú a potom ju zlikvidovať. Zlikvidovať, to však neznamená vyhodiť do odpadového kontajnera, lebo registratúrne záznamy podliehajú procesu schvaľovania vyraďovania. Čiže prihlášky mali ísť do návrhov na vyradenie z registratúrnych záznamov, potom mala inštitúcia, teda Centrum voľného času dať žiadosť na vyradenie do archívu. My by sme im boli schválili, že ich môžu zlikvidovať." Na otázku, či sa to týka aj príjmových dokladov, riaditeľ zdôraznil, že všetkých písomností, ktoré vznikli z úradnej činnosti organizácie.
Najdôležitejšie správy z východu Slovenska čítajte na Korzar.sme.sk. Všetky správy z celého spišského a gemerského regiónu nájdete na Korzári Spiš a Gemer.
